In 4 Schritten schwierige Mitarbeitergespräche führen

Gespräche sind ein zentraler Bestandteil Ihres Führungsalltags – wem sagen wir das.

Doch nicht jedes Gespräch ist gleich, und es gibt hin und wieder Gesprächssituationen, die auch Sie als erfahrene Führungskraft vor besondere Herausforderungen stellen.

Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie erfolgreich in 4 Schritten schwierige Mitarbeitergespräche führen und eine begeisternde Führungskultur in Ihrem Team etablieren.

Aber kommen wir vielleicht erst mal kurz zur Frage:

Warum sind Mitarbeitergespräche generell so wichtig?

Eigentlich ist es eine Win-win-Situation, denn von Mitarbeitergesprächen haben alle Seiten etwas:

Für Sie als Führungskraft haben Mitarbeitergespräche den Vorteil, dass Sie nah an den Mitarbeitenden und somit up to date sind. Wenn Sie auch schwierige Mitarbeitergespräche gut führen, werden Sie außerdem als vertrauensvolle:r Gesprächspartner:in wahrgenommen, an den/die man sich mit Problemen wenden kann. Ein Pluspunkt: Sie können in Gesprächen konstruktive Lösungen finden und Ziele einfacher erreichen.

Aber auch Ihre Mitarbeiter:innen profitieren von regelmäßig und gut geführten Mitarbeitergesprächen. Die Gespräche fördern das Vertrauen und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen, weil sie sich gesehen und gehört fühlen. So können sie motiviert und zufrieden ihrer Arbeit nachgehen.

Eben weil Mitarbeitergespräche so wertvoll sind, sollten sie nicht nur einmal pro Jahr, sondern regelmäßig stattfinden. 

Schwierige Mitarbeitergespräche führen – wie kann ich das angehen?

Aber nicht alle Mitarbeitergespräche sind mal eben locker-flockig geführt. Manchmal kommt es einfach vor, dass sich diese Gespräche schwieriger gestalten.

Aus unterschiedlichen Gründen:

• Manchmal gibt es einfach komplexe Situationen, die das Gespräch beeinflussen.
• Oder Ihr Mitarbeiter erbringt schlechtere Leistungen als gewohnt oder ist häufig unpünktlich, was Anlass für dieses Gespräch ist.
• Aber auch der hohe Druck im mittleren Management, verbunden mit einem ständigen Zeitmangel für wirkliche Führung, kann die Kommunikation beeinflussen und die Gespräche erschweren.
• Das eigene Mindset kann ebenfalls eine Hürde sein. Z.B. Wie denken Sie, als Führungskraft über das Mitarbeitergespräch? Über den Mitarbeiter:in?
• Sowie die eigene Fähigkeit mit Emotionen umzugehen und sie zu regulieren (Emotionale Intelligenz und Emotionsmanagement)

Aber genug der Schwarzmalerei, denn auch schwierige Mitarbeitergespräche können geführt werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 4 Schritten am besten vorgehen:

1. Schritt, um schwierige Mitarbeitergespräche zu führen: Bereiten Sie sich vor

Den Grundstein, um schwierige Mitarbeitergespräche zu führen, legen Sie bereits vor dem Gespräch.

Nehmen Sie sich genug Zeit für eine gründliche Vorbereitung und reflektieren Sie Ihre eigenen Emotionen, bevor Sie das Gespräch führen. Klären Sie Ihre Erwartungen und Ziele für das Gespräch, um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen.

Wichtig ist auch, dass Sie sich vorbereitend mit dem jeweiligen Mitarbeitenden beschäftigen. Im Idealfall haben Sie bereits während des Arbeitsalltags Notizen gemacht, auf die Sie zur Vorbereitung zurückgreifen können.

Wenn Sie ggf. ein problematisches Verhalten ansprechen wollen, sorgen Sie dafür, dass Sie konkrete Beispiele aus dem Alltag mitbringen, an denen sich dieses Fehlverhalten zeigt.

2. Schritt, um schwierige Mitarbeitergespräche zu führen: Nehmen Sie sich Zeit und hören Sie aufmerksam zu

Die investierte Zeit lohnt sich, zum einen signalisieren Sie der Person eine Wertschätzung und zum anderen ist es hilfreich gerade bei schwierigen Gesprächen den Zeitpuffer zu haben. Idealerweise legen Sie den Termin für das Gespräch, wenn das möglich ist, bereits Wochen vorher an und vermitteln dem/der Mitarbeiter:in damit „unser Gespräch ist mir wichtig!“.

Wenn das Gespräch dann losgeht und Sie die schwierige Situation ansprechen, ist wichtig: Hören Sie anschließend aufmerksam zu und zeigen Sie Empathie. Das ist entscheidend, um die Perspektive der Mitarbeiter:innen wirklich zu verstehen.

Zeigen Sie Interesse an seinen/ihren Bedenken, Sorgen und der Sichtweise, um eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen.

Was außerdem empfehlenswert ist: Stellen Sie offene Fragen, die Ihren Mitarbeiter:innen Raum zum Erzählen geben. Denn ein Ja-Nein-Antwortspiel wird niemanden weiterbringen.

3. Schritt, um schwierige Mitarbeitergespräche zu führen: Kommunizieren Sie klar und positiv

Ein Gespräch besteht aber nicht nur aus aktivem Zuhören. Natürlich sollte er einen Großteil vom Gespräch ausmachen. Wenn Sie sprechen, ist es wichtig, dass Sie klar und wenn möglich transparent kommunizieren sowie Ihre Erwartungen und Ziele deutlich zum Ausdruck bringen. Achten Sie zudem darauf, wie Ihre nonverbale Körpersprache wirkt. Sie macht einen immensen Anteil des Gesprächs aus.

Fokussieren Sie sich dabei gerne auf positive Aspekte: Geben Sie konstruktives Feedback, das auf Verbesserung und persönlichem Wachstum ausgerichtet ist. Betonen Sie die Stärken des Mitarbeiters und motivieren Sie ihn. Greifen Sie bei den Stärken des jeweiligen Mitarbeiters auch auf Ihre Notizen zurück und benennen Sie verschiedene Praxis-Beispiele, die Ihnen positiv aufgefallen sind. Zum Thema positive Emotionen empfehlen wir Ihnen außerdem diesen Artikel von uns.

Wenn Sie eine schwierige Situation ansprechen und sich eine Verhaltensänderung von Ihrem Mitarbeitenden wünschen, hat sich Folgendes gut bewährt: Verallgemeinern Sie nicht und machen Sie keine Vorwürfe („Sie kommen immer zu spät zur Arbeit“), sondern formulieren Sie stattdessen die konkrete Situation (Mir fällt auf, dass Sie die letzten drei Montage 15 Minuten zu spät zu unserem wöchentlichen Montags-Meeting waren). Geben Sie Raum und Verständnis für den/die Mitarbeiter:in. Sollte eine wichtige Gegebenheit dahinterstecken, dann können Sie jetzt eine gemeinsame Lösung oder Vereinbarung finden. Allgemein gilt, trennen Sie Verhalten und Person.

4. Schritt, um schwierige Mitarbeitergespräche zu führen: Definieren Sie die nächsten Schritte

Ein Mitarbeitergespräch ist dann besonders wertvoll, wenn Sie eine konstruktive Lösung für das Problem finden.

Anschließend ist es wichtig, dass beide Seiten genau wissen, was die nächsten Schritte sind. Es sollte ein klares Ziel definiert und festgelegt werden, wann und wie dieses nachgehalten wird.

Vereinbaren Sie daher am besten direkt einen Folgetermin. Halten Sie alles am besten schriftlich fest, so ist es für die Nacharbeitung sowie das Folgegespräch effektiver.

Schaffen Sie anschließend ein positives Ende, sodass Ihr Mitarbeitender zuversichtlich aus dem Gespräch geht.

 

Schwierige Mitarbeitergespräche führen – eine Zusammenfassung

Gespräche sind das Herzstück einer erfolgreichen Führungskultur. Auch im „besten Unternehmen“ kommt es allerdings manchmal dazu, dass Sie schwierige Mitarbeitergespräche führen müssen.

Diese 4 Schritte helfen Ihnen dabei:

1.  Bereiten Sie sich vor und haben Sie Praxisbeispiele parat
2.  Nehmen Sie sich Zeit und hören Sie aufmerksam und aktiv zu, der/die Mitarbeiter:in sollte einen Großteil der Redezeit erhalten
3.  Kommunizieren Sie klar mit einem starken Fokus auf das Positive
4.  Definieren Sie die nächsten Schritte

Es lohnt sich – denn mit einer positiven Gesprächskultur gestalten Sie nicht nur Ihre Führungsbeziehungen, sondern auch den Erfolg Ihres Teams und Unternehmens maßgeblich mit.

Wann Sie jetzt tun können

Müssen Sie bald ein schwieriges Mitarbeitergespräch führen und Sie wünschen sich Unterstützung dabei? Wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zu erfolgreichen Gesprächen und einer begeisternden Führungskultur.

Schauen Sie sich dafür gerne auf unserer Angebotsseite um oder schreiben Sie uns direkt eine E-Mail an info@schiebel-consulting.de. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!